Datenschutzerklärung
Stand: Februar 2019
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Webseite des TC Grün-Weiß Emmendingen e.V..
Verantwortlicher: Georg Ritter, Oberdorfstr. 11/1, 79312 Emmendingen, georg.ritter@reick-partner.de
Präambel
Der TC Grün-Weiß Emmendingen e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Vereinslebens, der Öffentlichkeitsarbeit). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) zu erfüllen, Datenpannen zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins sicherzustellen, gibt sich der Verein nachstehende Datenschutz-Ordnung.
Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein auf vereinseigenen EDV-Systemen bzw. privaten PCs der berechtigten Funktionsträger des TC Grün-Weiß Emmendingens. Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gem. Art. 13 Abs.1 und Abs. 2 DS-GVO. Der TC Grün-Weiß Emmendingen darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag, Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (s. Art. 6 Abs.1b DS-GVO).
Für die Nutzung der personenbezogenen Daten sowie von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Facebook etc.) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt nimmt der Verein folgende personenbezogenen Daten auf:
Vor- und Zuname
Geschlecht
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Geburtsdatum
Bankverbindung
Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail, diese allerdings freiwillig mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitglieds)
Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden vom TC Grün-Weiß Emmendingen intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, welches der Verarbeitung entgegensteht.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. Dieser Archivierung kann das einzelne austretende Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand widersprechen.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Übermittlung von Daten bei der Mitgliederverwaltung
Als Mitglied des Badischen Sportbunds und des Badischen Tennisverbands ist der Verein verpflichtet, seine Funktionsträger an die übergeordneten Dachverbände zu melden. Die Datenweitergabe an die Dachverbände stellt im Verhältnis zum Verein eine Datenübermittlung i. S. v. § 3 Abs.4 Satz2 Nr. 3 BDSG dar.
Übermittelt werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten:
Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht
Telefonnummer und E-Mail-Adresse
Bezeichnung der Funktion im Verein
Der TC Grün-Weiß Emmendingen erklärt bei der Übermittlung an die übergeordneten Dachverbände ausdrücklich, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf einer schriftlichen Einwilligung der betroffenen Personen.
Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände
Als Mitglied des Badischen Sportbunds und des Badischen Tennisverbands kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an die übergeordneten Dachverbände übermitteln:
Beantragung von Ehrungen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie
Anmeldung zu Lehrgängen der übergeordneten Dachverbände: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Badischen Sportbunds und des Badischen Tennisverbands: Vor- und Zuname
Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.
Unabhängig von diesen Übermittlungen ist der TC Grün-Weiß Emmendingen verpflichtet, für alle Mitglieder, die an offiziellen Wettkämpfen der Dachverbände teilnehmen (Mannschaftsspiele, LK-Turniere, Ranglistenturniere etc.) folgende Meldungen vorzunehmen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum und Geschlecht.
Pressearbeit
Der TC Grün-Weiß Emmendingen informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschriften des Badischen Sportbunds und des Badischen Tennisverbands über besondere Ereignisse und Ehrungen. Solche Informationen werden auch auf der Homepage des Vereins veröffentlicht.
Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den Badischen Sportbund und den Badischen Tennisverband von dem Widerspruch des Mitglieds.
Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder
Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Wettkämpfen und Ehrungen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit von seinem Widerspruchrecht gegenüber dem Vorstand Gebrauch machen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das Mitglied eine weitere Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen aus Wettkämpfen und Wertungsspielen.
Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionsträger ausgehändigt, die im Verein nach der Satzung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßiger Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.
Kooperation mit Unternehmen
Der TC Grün-Weiß Emmendingen hat mit verschiedenen Unternehmen Vereinbarungen über Sponsoringaktionen abgeschlossen. Im Rahmen dieser Abkommen werden jedoch – mit Ausnahme von Vor- und Zunamen bei Teilnehmern an von den Sponsoren unterstützten Wettkämpfen - keine weiteren personenbezogenen Daten an die Vertragspartner weiter- gegeben.
Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung. Die Beschwerde kann unter
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit BW
Königstr. 10 a
70173 Stuttgart
oder online unter
https://www.baden-wuertemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/
eingereicht werden.